إن كان الوقت هو رأس المال اليومي الخاص بك. فكيف نتركه بدون إدارة؟ وإن قررتَ أن تديره، فهذا المقال يقدّم لك أربعة هدايا ستُغيِّر حياتك، و لا يمكن الاستغناء عنها في إدارة وقتك.
أولًا: الأهداف الذكية smart goals
وضْع الأهداف واحدة من أهم أدوات إدارة الوقت. وكلمة smart هي اختصار لخَمس كلمات في اللغة الإنجليزية هي:
- هدف محدَّد Specific: هدف واضح ومفهوم.
- يمكن قياسه Measurable: وجود الأرقام في الهدف يساعدنا على قياسه.
- يمكن تحقيقه Achievable: من الهام أن يكون غير تعجيزيّ، أستطيع تحقيقه.
- مرتبط بالواقع Realistic: عند وضْع هدف لابد أن تحدد: أين تقف؟ وما الإمكانيات المتاحة؟
- مرتبط بوقت Time-bounded: من أهم العناصر في تحقيق الهدف هو تحديد، متى ستبدأ؟ متى ستنتهي؟
ثانيًا: إدارة الأولويات:
قام اقتصاديّ إيطاليّ يُدعى باريتو، بوضع نظرية سنة 1895 إذ لاحظ أن:
- ٨٠ % من العائد موجود مع ٢٠ % فقط من الناس.
- ٨٠ % من المبيعات تأتي من ٢٠ % فقط من العملاء.
فوضَعَ قاعدة أسماها (٨٠ – ٢٠). وعندما نُطبِّق هذه القاعدة في حياتنا نعرِف أن ٢٠ % من وقتنا يمكنه تحقيق ٨٠ % من الأشياء التي نريدها.
كما قام Eisenhower بتقسيم الوقت لأربعة مناطق تساعدنا على إدارة الأولويات:
المنطقة الأولى: أمور هامّة وعاجلة (مثال: الأزمات، مواعيد تسليم مؤجَّلة، الاجتماعات الطارئة).
المنطقة الثانية: أمور هامّة وغير عاجلة (مثال: التخطيط، بناء العلاقات، البحث عن فرص).
المنطقة الثالثة: أمور غير هامّة وعاجلة (مثال: التقارير، التليفونات، الاجتماعات غير المفيدة).
المنطقة الرابعة: أمور غير هامّة وغير عاجلة (مثال: وقت نقضيه على مواقع التواصل، أنشطة غير هامّة).
وطِبقًا لنظرية أيزنهاور، فإن الشخص الذي يستطيع إدارة أولوياته يستطيع أن يرى المناطق الأربع جيدًا، كما يستطيع أن يقضي معظم وقته في المنطقة الثانية.
ثالثًا: قائمة To do list:
وهي ثالث أداة من أدوات إدارة الوقت. أثناء إنشائك لهذه القائمة، لا تنسى قاعدة باريتو التي تقول أن ٢٠ % من الوقت يُحقق ٨٠ % الإنجاز.
لتنفيذ هذه القائمة:
- حدِّد أهم ١٠ مهام تحتاج أن تُنجزها خلال اليوم.
- رتِّب هذه المهام حسب أولوياتها. هذا هو أهم عنصر في نجاح القائمة أن تحدد الأمور الأكثر أهمية، ثم المهمة فالأقل أهمية وهكذا.
- ابدأ بالتركيز على أكثر مهمتَين أهمية.
عمل قائمة مهام To do list هي مهارة، وعندما تُكرِّر القيام بالمهارة تتحول إلى عادة. وعندما يكون لديك الإصرار وتحاول مرة بعد مرة تتحول هذه القائمة إلى عادة يومية تقوم بها بصورة رائعة وفعّالة أكثر يومًا بعد يوم.
رابعًا: التفويض
التفويض هو إسناد إحدى المهام الخاصة بك لشخصٍ آخَر، مما يُتيح لك الوقت لإنجاز مهام أخرى.
وفي التفويض من الهام أن ندرك متى تقوم بالتفويض؟ ولماذا؟ ولمَن؟
وسنتحدث بشكل أكبر في المقال التالي عن التفويض بشكلٍ تفصيليّ.
في نهاية هذا المقال، هناك الكثير الذي يُمكن القيام به. نُشجعك أن تستخدم هذه الأدوات الأربع، لتحصل على أقصى استثمار لوقتك وعمرك. جرِّب أن تضع هدفًا ذكيًا لجانب في حياتك، وجرِّب أن ترتِّب أولوياتك بُناءً على أهدافك ورؤية حياتك. وندعوك أن تضع قائمة بالمهام المطلوبة لتساعدك على القيام بهذا. فوِّض بعض المهام التي تحتاج لتفويضها لتستثمر الوقت في مهام أخرى.
حَمِّل الآن أوراق العمل المرفَقة لوضع هدف ذكي. وضَع قائمة المهام الخاصة بك للغد حمل من هنا.