يُعَد التفويض من الأدوات الهامة التي تُضاعِف الوقت، وتساعد على إدارته بشكلٍ أفضل. والتفويض هو إسناد إحدى المهام الخاصة بك لشخصٍ آخَر، مما يُتيح لك الوقت لإنجاز مهام أخرى.
كثيرًا ما يتجنب الشخص التفويض لأسباب منها:
1- الانشغال لدرجة عدم وجود وقت لتفويض بعض تلك المهام.
2- عدم الثقة في أيّ شخصٍ بسهولة.
3- الاعتقاد بعدم وجود أيّ شخصٍ يستطيع القيام بالمهام مِثله.
4- الشعور بالذنب في إسناد مهمة خاصة به، لئلا يكون ذلك ضغط على الشخص المفوَّض له.
5- الاعتقاد بأنه الشخص الوحيد القادر على القيام بهذه المهمة.
6- الخوف من أن يكون الشخص المفوَّض له أفضل منه.
ولكن متى يصبح الشخص قادرًا على التفويض؟ قبل القيام بعملية التفويض عليك أن تسأل نفسك هل هذا التفويض يمنحك المزيد من الوقت لإنهاء مهام أخرى؟ هل هذا التفويض سيمنح مزيدًا من الخبرة والمهارة للشخص المفوَّض له؟ هل هناك مَن أبدى اهتمامًا بهذه المهمة من قبل؟ إذا كانت الإجابة بنعم، إذًا فهذا الوقت مناسب لتقوم بالتفويض بكل سهولة.
ويُمكننا تفويض الأعمال الروتينية التي تستهلك الوقت، وكذلك المهام المخطَّط لها وغير العشوائية، والمهام التي أظهَرَ أحد أعضاء الفريق اهتمامًا بها.
وأثناء التفويض علينا الحذر من تفويض المهام الصعبة فقط، أو في أوقات الأزمات فقط، أو في اللحظات الأخيرة دائمًا.
خطوات عملية التفويض:
1- اختر الشخص المناسب.
2- حدِّد واكتب الهدف بوضوح.
3- قُم بتفويض المهمة كلها.
4- ضع معه خطة زمنية واقعية.
5- تابِعه أثناء القيام بالمهمة.
6- عند إتمام المهمة قدِّم له الشكر والتقدير.
دور المُفوِّض لإنجاح عملية التفويض:
1- امنح الشخص مسئولية كاملة.
2- ركِّز على النتائج وليس على الطريقة.
3- قدِّم الموارد المساعِدة.
4- شارِك بآراء بنّاءة ومشجعة.
5- لا تقُم بسحب التفويض لأيّ سبب.
6- قدِّم مساعَدةً وتعضيدًا أثناء المهمة.
7- اهتم بالمتابعة المنتظمة.